SOP Wakil Kepala Madrasah
1. Wakil Kepala Madrasah Bidang Kurikulum
Uraian Tugas
Bertanggung jawab dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi seluruh kegiatan kurikulum dan pembelajaran di madrasah.
a. Perencanaan Kurikulum
Mengelola perencanaan strategis terkait program dan jadwal pembelajaran.
- Menyusun dan mengembangkan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP).
- Merencanakan program tahunan dan semesteran.
- Mengkoordinasi penyusunan silabus dan RPP oleh guru.
- Menganalisis kebutuhan dan relevansi kurikulum dengan perkembangan zaman.
- Menyusun kalender akademik madrasah.
- Merencanakan program pengembangan kurikulum berbasis teknologi.
- Mengatur alokasi waktu dan jadwal pelajaran yang efektif.
- Merencanakan program pengayaan dan remedial.
- Menyusun program pengembangan bahan ajar.
- Menyusun panduan implementasi kurikulum merdeka.
b. Pelaksanaan Pembelajaran
Mengawasi dan mengkoordinasi jalannya proses belajar mengajar.
- Melakukan supervisi akademik terhadap kegiatan pembelajaran.
- Memastikan efektivitas dan efisiensi KBM.
- Mengkoordinasi kegiatan MGMP (Musyawarah Guru Mata Pelajaran) internal.
- Mengatur jadwal guru pengganti dan jam kosong.
- Melakukan observasi kelas untuk menilai kinerja guru.
- Memfasilitasi pelatihan dan workshop untuk guru.
- Membina guru dalam penggunaan metode pembelajaran inovatif.
- Memantau penerapan disiplin dan etika dalam pembelajaran.
- Mengidentifikasi dan menangani hambatan dalam proses KBM.
- Memastikan ketersediaan media dan alat bantu pembelajaran.
c. Penilaian dan Evaluasi
Mengelola sistem penilaian dan pelaporan hasil belajar siswa.
- Merancang sistem dan prosedur penilaian hasil belajar siswa.
- Menyusun jadwal ujian semester dan ujian kenaikan kelas.
- Memastikan validitas dan reliabilitas soal-soal ujian.
- Mengkoordinasi pelaksanaan ujian dan pengawasan.
- Mengelola administrasi nilai dan rapor siswa.
- Melakukan analisis hasil ujian untuk perbaikan pembelajaran.
- Menyusun laporan evaluasi kurikulum secara berkala.
- Memberikan umpan balik kepada guru terkait hasil penilaian.
- Mengawasi pengisian dan penerbitan rapor.
- Mengembangkan instrumen penilaian non-akademik.
d. Pengembangan Profesional Guru
Mengelola program untuk meningkatkan kompetensi dan profesionalisme guru.
- Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan guru.
- Mengkoordinasi partisipasi guru dalam seminar dan workshop.
- Mengatur program pengembangan karir guru.
- Memfasilitasi guru untuk melakukan penelitian tindakan kelas.
- Mendorong guru untuk menulis karya ilmiah.
- Menyusun rencana pengembangan kompetensi guru.
- Memfasilitasi kolaborasi antar guru.
- Memberikan penghargaan bagi guru berprestasi.
- Menyediakan sumber daya untuk peningkatan profesionalisme.
- Mengadakan pertemuan rutin untuk berbagi praktik terbaik.
e. Inovasi Pembelajaran Berbasis Teknologi
Merencanakan dan mengelola integrasi teknologi dalam kegiatan belajar mengajar.
- Merencanakan implementasi teknologi dalam pembelajaran.
- Mengkoordinasi penggunaan Learning Management System (LMS) madrasah.
- Mengatur pelatihan bagi guru dan siswa tentang pemanfaatan TIK.
- Memastikan ketersediaan infrastruktur pendukung TIK.
- Mengembangkan materi pembelajaran digital.
- Mendorong penggunaan media sosial edukatif.
- Membangun repositori digital untuk sumber belajar.
- Mengawasi keamanan penggunaan internet di lingkungan madrasah.
- Mengintegrasikan AI dan teknologi baru ke dalam kurikulum.
- Melakukan evaluasi berkala terhadap efektivitas TIK dalam pembelajaran.
2. Wakil Kepala Madrasah Bidang Kesiswaan
Uraian Tugas
Bertanggung jawab atas pembinaan, disiplin, dan kesejahteraan siswa di madrasah.
a. Penerimaan dan Orientasi Siswa
Mengelola seluruh proses pendaftaran hingga orientasi siswa baru.
- Menyusun dan mengumumkan jadwal serta syarat PPDB.
- Membentuk panitia pelaksana PPDB.
- Mengelola proses pendaftaran dan seleksi calon siswa.
- Menyelenggarakan kegiatan Masa Ta'aruf Siswa Madrasah (MATSAMA).
- Mendata ulang dan memverifikasi kelengkapan berkas siswa baru.
- Melaksanakan sosialisasi tata tertib madrasah kepada siswa baru.
- Mengatur pembagian kelas untuk siswa baru.
- Mendata informasi awal siswa baru dan orang tua/wali.
- Mencetak kartu pelajar siswa baru.
- Menyusun laporan akhir kegiatan PPDB.
b. Pembinaan Karakter dan Disiplin
Menyelenggarakan kegiatan untuk membentuk karakter unggul siswa.
- Menyusun dan mensosialisasikan tata tertib madrasah.
- Mengawasi kepatuhan siswa terhadap tata tertib.
- Menerapkan sanksi sesuai pelanggaran secara konsisten.
- Mengkoordinasi kegiatan upacara dan peringatan hari besar.
- Merencanakan program pembinaan karakter berbasis keagamaan.
- Menyusun program anti-bullying dan kekerasan.
- Melibatkan siswa dalam kegiatan-kegiatan sosial.
- Mencatat dan memantau kehadiran siswa harian.
- Mengadakan pertemuan rutin dengan perwakilan kelas.
- Menjalin kerjasama dengan orang tua untuk pembinaan disiplin.
c. Pengembangan Minat dan Bakat
Menyelenggarakan kegiatan untuk mengembangkan potensi dan kreativitas siswa.
- Mengidentifikasi minat dan bakat siswa melalui survei atau tes.
- Mengelola dan mengawasi kegiatan ekstrakurikuler.
- Menyediakan pelatih atau pembimbing yang kompeten untuk setiap ekskul.
- Mengkoordinasi partisipasi siswa dalam lomba dan kompetisi.
- Menyediakan fasilitas pendukung kegiatan ekskul.
- Mendorong siswa untuk berpartisipasi aktif dalam kegiatan madrasah.
- Menyusun jadwal kegiatan ekskul.
- Mengadakan pameran atau pentas seni hasil karya siswa.
- Menyusun laporan kegiatan dan prestasi siswa.
- Memberikan penghargaan bagi siswa berprestasi di bidang non-akademik.
d. Kesejahteraan dan Pelayanan Siswa
Mengelola data siswa dan memastikan kesejahteraan mereka.
- Mengelola data siswa dan informasi penting.
- Mengatur dan mengawasi program bimbingan dan konseling.
- Merencanakan program beasiswa dan bantuan sosial bagi siswa kurang mampu.
- Mengelola dana bantuan siswa dan memastikan penyalurannya tepat sasaran.
- Menyediakan layanan kesehatan dan P3K di madrasah.
- Menjamin keamanan dan kenyamanan siswa di lingkungan madrasah.
- Mengkoordinasi kegiatan kunjungan ke rumah siswa yang bermasalah.
- Menjalin kerjasama dengan orang tua untuk mengoptimalkan perkembangan siswa.
- Menyediakan layanan konsultasi bagi orang tua.
- Membentuk komite siswa untuk menyalurkan aspirasi mereka.
e. Kepemimpinan Siswa dan Organisasi
Membina dan mengelola organisasi siswa untuk melatih jiwa kepemimpinan.
- Menyelenggarakan pemilihan ketua Organisasi Siswa Intra Madrasah (OSIM).
- Membina pengurus OSIM dan organisasi siswa lainnya.
- Mengkoordinasi program kerja OSIM.
- Memberikan pelatihan kepemimpinan kepada perwakilan siswa.
- Menyediakan wadah bagi siswa untuk mengembangkan jiwa kepemimpinan.
- Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan OSIM.
- Mendorong partisipasi siswa dalam pengambilan keputusan madrasah.
- Menyusun laporan pertanggungjawaban kegiatan OSIM.
- Menjamin kelancaran komunikasi antara siswa dan manajemen madrasah.
- Memfasilitasi kegiatan studi banding ke organisasi siswa di sekolah lain.
3. Wakil Kepala Madrasah Bidang Sarana Prasarana
Uraian Tugas
Bertanggung jawab atas pengelolaan dan pemeliharaan seluruh aset fisik madrasah.
a. Perencanaan dan Pengadaan
Membuat perencanaan kebutuhan sarana untuk menunjang KBM.
- Menyusun rencana kebutuhan sarana dan prasarana (sarpras) tahunan.
- Mengidentifikasi sarpras yang perlu direnovasi atau diganti.
- Mengajukan proposal pengadaan sarpras kepada kepala madrasah.
- Melakukan survei harga dan spesifikasi barang yang dibutuhkan.
- Memastikan proses pengadaan berjalan transparan dan akuntabel.
- Menyusun skala prioritas pengadaan sarpras.
- Mengelola anggaran untuk pengadaan sarpras.
- Menyiapkan dokumen kontrak atau perjanjian dengan vendor.
- Melakukan verifikasi barang yang diterima sesuai pesanan.
- Mengatur penyimpanan dan pendistribusian sarpras baru.
b. Inventarisasi dan Pengelolaan Aset
Mengelola inventarisasi dan perawatan aset madrasah.
- Melakukan pendataan dan inventarisasi seluruh aset madrasah.
- Memberikan kode atau label pada setiap aset.
- Menyusun daftar inventarisasi aset yang terperinci.
- Membuat laporan kondisi aset secara berkala.
- Mengelola buku induk dan buku golongan barang inventaris.
- Mendata aset yang rusak, hilang, atau tidak layak pakai.
- Menyiapkan prosedur penghapusan aset.
- Melakukan audit internal terhadap pengelolaan aset.
- Mengelola peminjaman dan pengembalian sarpras.
- Mengkoordinasi pemanfaatan aset secara optimal.
c. Pemeliharaan dan Perbaikan
Menjamin aset madrasah selalu dalam kondisi baik dan siap pakai.
- Menyusun jadwal pemeliharaan rutin sarpras.
- Mengawasi pelaksanaan pemeliharaan sarana dan prasarana.
- Menanggapi laporan kerusakan dengan cepat.
- Mengkoordinasi tim teknis atau vendor untuk perbaikan.
- Menyusun laporan biaya dan detail perbaikan.
- Melakukan inspeksi berkala pada instalasi listrik dan air.
- Memastikan peralatan pemadam kebakaran berfungsi dengan baik.
- Menyediakan stok suku cadang atau bahan perbaikan dasar.
- Melakukan pelatihan ringan bagi staf untuk perawatan mandiri.
- Membuat program perawatan preventif untuk sarpras penting.
d. Kebersihan dan Keindahan Lingkungan
Menjamin lingkungan madrasah yang bersih, aman, dan nyaman.
- Menyusun jadwal piket kebersihan untuk siswa dan staf.
- Mengawasi pelaksanaan kebersihan ruang kelas, toilet, dan area umum.
- Mengkoordinasi petugas kebersihan madrasah.
- Merencanakan program penghijauan dan penataan taman.
- Menyediakan tempat sampah terpilah.
- Mengatur penanganan limbah secara bertanggung jawab.
- Melakukan inspeksi kebersihan secara rutin.
- Mengajak seluruh warga madrasah untuk menjaga kebersihan.
- Menyusun program adiwiyata.
- Memberikan penghargaan untuk kelas terbersih.
e. Keamanan dan Keselamatan
Memastikan lingkungan madrasah yang aman dan bebas dari bahaya.
- Menyusun SOP keamanan madrasah.
- Mengawasi dan mengkoordinasi petugas keamanan (satpam).
- Memasang dan memantau CCTV di area strategis.
- Menyusun jalur dan prosedur evakuasi darurat.
- Melakukan simulasi bencana secara berkala.
- Memastikan gerbang madrasah terkunci di luar jam operasional.
- Menyediakan kotak P3K yang lengkap di setiap gedung.
- Melakukan inspeksi terhadap potensi bahaya di lingkungan madrasah.
- Mengadakan sosialisasi tentang keamanan dan keselamatan.
- Berkoordinasi dengan pihak kepolisian atau pemadam kebakaran setempat.
4. Wakil Kepala Madrasah Bidang Humas
Uraian Tugas
Bertanggung jawab dalam membangun dan memelihara hubungan baik dengan masyarakat dan instansi terkait.
a. Publikasi dan Promosi
Menjamin kelancaran komunikasi dan informasi.
- Menyusun rencana strategi promosi madrasah.
- Mengelola konten dan jadwal publikasi di media sosial.
- Menerbitkan buletin atau majalah madrasah.
- Merancang brosur, pamflet, dan materi promosi lainnya.
- Mengkoordinasi liputan media terkait kegiatan madrasah.
- Mempromosikan prestasi akademik dan non-akademik madrasah.
- Menyusun artikel atau siaran pers.
- Mengelola informasi di situs web madrasah.
- Mengidentifikasi target audiens untuk kegiatan promosi.
- Mengadakan open house atau kunjungan sekolah.
b. Kerjasama dan Kemitraan
Membangun kemitraan strategis dengan pihak luar.
- Mengidentifikasi potensi mitra kerjasama.
- Menyusun proposal dan nota kesepahaman (MoU) kerjasama.
- Menjalin hubungan baik dengan pemerintah, dunia usaha, dan instansi lain.
- Mengkoordinasi kegiatan madrasah dengan pihak eksternal.
- Mengajak partisipasi alumni dalam kegiatan madrasah.
- Merencanakan program CSR (Corporate Social Responsibility) dengan perusahaan.
- Membina hubungan baik dengan tokoh agama dan masyarakat.
- Menyusun laporan pertanggungjawaban kerjasama.
- Mencari peluang kemitraan baru yang relevan.
- Mendokumentasikan semua bentuk kerjasama yang terjalin.
c. Pelayanan Informasi dan Pengaduan
Menyediakan layanan informasi dan menindaklanjuti keluhan.
- Menyediakan layanan informasi yang mudah diakses (call center, email, dll).
- Menyusun prosedur penanganan keluhan dan pengaduan.
- Menanggapi setiap pertanyaan dan keluhan dengan cepat dan profesional.
- Menyediakan kotak saran fisik atau online.
- Menyusun laporan bulanan tentang pengaduan yang masuk.
- Memberikan umpan balik kepada pihak terkait di madrasah.
- Menjamin kerahasiaan identitas pelapor.
- Melakukan survei kepuasan layanan informasi.
- Menerbitkan FAQ (Frequently Asked Questions) untuk masyarakat.
- Melakukan edukasi kepada masyarakat tentang kebijakan madrasah.
d. Hubungan dengan Orang Tua/Wali Siswa
Membangun komunikasi dan kemitraan yang efektif dengan orang tua.
- Menyelenggarakan pertemuan rutin dengan orang tua/wali siswa.
- Mengkoordinasi pembentukan dan kegiatan Komite Madrasah.
- Menyampaikan informasi perkembangan siswa secara berkala.
- Menyediakan jadwal konsultasi dengan guru atau manajemen.
- Memfasilitasi komunikasi dua arah antara madrasah dan orang tua.
- Mengadakan workshop atau seminar parenting.
- Menyebarkan informasi penting melalui grup komunikasi.
- Mencatat masukan dan aspirasi dari orang tua.
- Menyusun laporan kegiatan pertemuan orang tua.
- Mendorong partisipasi orang tua dalam kegiatan madrasah.
e. Kegiatan Keagamaan dan Sosial
Mengelola program keagamaan dan sosial untuk membentuk karakter islami.
- Mengkoordinasi pelaksanaan sholat dhuha dan sholat jumat di madrasah.
- Merencanakan dan melaksanakan peringatan hari besar Islam.
- Mengatur kegiatan bakti sosial atau penggalangan dana.
- Menjalin kerjasama dengan panti asuhan atau yayasan sosial.
- Mengkoordinasi kegiatan zakat dan infaq.
- Mengajak siswa berpartisipasi dalam program keagamaan di luar madrasah.
- Menyusun program tadarus dan tahfidz bagi siswa.
- Mendokumentasikan kegiatan keagamaan dan sosial.
- Mengkoordinasi pembacaan Yasin dan doa bersama.
- Melibatkan siswa dalam kegiatan Jumat Bersih atau kerja bakti sosial.