SOP Tata Usaha Madrasah
Panduan Standar Operasional Prosedur yang komprehensif untuk staf administrasi madrasah.
Kepala Tata Usaha
1. Perencanaan dan Pengorganisasian
- Merumuskan program kerja tahunan: KTU merumuskan rencana kerja berdasarkan visi dan misi madrasah, serta kebutuhan operasional.
- Mengatur pembagian tugas: KTU membagi tugas dan wewenang kepada setiap staf TU secara jelas dan merata.
- Menyusun jadwal kerja: KTU membuat jadwal kerja mingguan atau bulanan untuk memastikan tugas diselesaikan tepat waktu.
- Mengalokasikan anggaran: KTU mengelola dan mengalokasikan anggaran untuk kebutuhan administrasi secara efisien.
- Melakukan evaluasi rutin: KTU mengevaluasi kinerja staf dan program kerja setiap bulan untuk perbaikan.
- Mengembangkan sistem kearsipan: KTU merancang sistem kearsipan digital dan fisik yang terstruktur untuk memudahkan pencarian dokumen.
- Merencanakan kebutuhan sarana: KTU mengidentifikasi dan mengajukan kebutuhan sarana dan prasarana kantor.
- Mengkoordinasikan rapat rutin: KTU mengadakan rapat internal untuk membahas progres dan kendala.
- Menyusun laporan pertanggungjawaban: KTU membuat laporan kinerja yang komprehensif untuk Kepala Madrasah.
- Menentukan standar kualitas: KTU menetapkan standar layanan administrasi yang profesional dan ramah.
2. Administrasi Kepegawaian
- Mengelola data kepegawaian: KTU memastikan data guru dan staf tersimpan dengan lengkap dan aman.
- Memproses kenaikan pangkat: KTU mengawasi kelengkapan berkas untuk proses kenaikan pangkat dan gaji berkala.
- Memastikan kelengkapan tunjangan: KTU memverifikasi berkas pengajuan tunjangan agar sesuai dengan prosedur.
- Mengelola sistem absensi: KTU memantau dan merekap absensi pegawai untuk memastikan kedisiplinan.
- Menyusun DUK dan SIMPEG: KTU mengupdate Daftar Urut Kepangkatan (DUK) dan data SIMPEG.
- Melakukan verifikasi data: KTU memverifikasi keabsahan setiap data kepegawaian yang masuk.
- Menyusun laporan bulanan: KTU membuat laporan bulanan kepegawaian untuk pihak terkait.
- Mengkoordinasikan pengembangan staf: KTU merencanakan pelatihan atau seminar untuk meningkatkan kompetensi staf TU.
- Memberikan arahan teknis: KTU memberikan bimbingan kepada staf dalam menyelesaikan tugas.
- Menangani surat izin/cuti: KTU memproses permohonan izin atau cuti pegawai sesuai aturan.
3. Pengelolaan Keuangan
- Menyusun RKAM: KTU berpartisipasi dalam penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Madrasah.
- Mengawasi laporan dana: KTU memverifikasi laporan penggunaan dana untuk memastikan transparansi.
- Memastikan pencatatan akurat: KTU mengawasi setiap transaksi keuangan agar tercatat dengan benar.
- Mengendalikan arus kas: KTU mengontrol uang masuk dan keluar sesuai dengan anggaran.
- Menyetujui pengeluaran: KTU menandatangani persetujuan setiap pengeluaran yang diajukan.
- Melakukan rekonsiliasi: KTU mencocokkan laporan keuangan dengan bendahara secara berkala.
- Menyusun laporan keuangan: KTU menyiapkan laporan keuangan bulanan dan tahunan.
- Mengelola buku kas: KTU memastikan buku kas umum dan pembantu terisi dengan rapi.
- Menyiapkan data audit: KTU menyiapkan data keuangan untuk keperluan audit.
- Menyimpan dokumen keuangan: KTU menyimpan seluruh bukti transaksi dan dokumen keuangan di tempat yang aman.
4. Pelayanan Administrasi Peserta Didik
- Mengawasi PPDB: KTU mengawasi seluruh proses pendaftaran peserta didik baru.
- Memastikan kelengkapan berkas: KTU memverifikasi kelengkapan berkas calon siswa.
- Menyetujui surat keterangan: KTU menandatangani surat-surat yang berhubungan dengan siswa.
- Menyediakan data EMIS: KTU memastikan data siswa siap untuk diunggah ke sistem EMIS.
- Mengelola absensi siswa: KTU memantau dan merekap data kehadiran siswa.
- Menyusun laporan data pokok: KTU menyiapkan laporan data siswa untuk keperluan internal dan eksternal.
- Berkoordinasi dengan guru: KTU menjalin komunikasi dengan wali kelas dan guru BP/BK.
- Menangani mutasi siswa: KTU mengawasi proses mutasi siswa masuk dan keluar.
- Menyediakan arsip dokumen: KTU memastikan arsip dokumen siswa tertata rapi.
- Memberikan layanan ramah: KTU memastikan staf memberikan layanan yang cepat, tepat, dan ramah.
5. Pengelolaan Sarana dan Prasarana
- Memimpin inventarisasi: KTU memimpin inventarisasi aset madrasah setiap tahun.
- Menyusun daftar kebutuhan: KTU membuat daftar sarana dan prasarana yang diperlukan.
- Mengkoordinasikan pemeliharaan: KTU mengawasi pemeliharaan rutin dan perbaikan fasilitas.
- Memastikan kebersihan dan keamanan: KTU memastikan lingkungan madrasah selalu bersih dan aman.
- Mengawasi penggunaan fasilitas: KTU mengontrol penggunaan dan peminjaman fasilitas madrasah.
- Menyusun laporan aset: KTU menyiapkan laporan kondisi aset dan inventaris.
- Mengajukan pengadaan barang: KTU mengajukan permohonan pengadaan barang inventaris yang diperlukan.
- Menyimpan dokumen aset: KTU menyimpan dokumen kepemilikan aset dengan baik.
- Memastikan ketersediaan ATK: KTU memastikan ketersediaan alat tulis kantor untuk operasional.
- Mengelola gudang: KTU mengelola gudang penyimpanan barang inventaris dengan rapi.
Staf Tata Usaha
1. Administrasi Umum dan Kearsipan
- Menerima dan mencatat surat masuk: Staf TU menerima, mencatat, dan mengagendakan surat yang datang.
- Mengagendakan surat keluar: Staf TU memproses surat yang akan dikirim, mencatat, dan mengirimkannya.
- Mengelola sistem kearsipan: Staf TU mengarsipkan semua surat dan dokumen sesuai kode arsip yang sudah ditetapkan.
- Menyediakan dokumen: Staf TU mengambil dan menyediakan dokumen yang diperlukan dengan cepat.
- Melakukan penggandaan: Staf TU memfotokopi dan menjilid dokumen sesuai permintaan.
- Menyimpan dokumen: Staf TU menyimpan dokumen fisik di lemari arsip dengan rapi.
- Menjaga kerahasiaan: Staf TU menjaga kerahasiaan dokumen yang bersifat pribadi atau sensitif.
- Memastikan kelengkapan arsip: Staf TU memastikan setiap dokumen arsip lengkap dan tidak ada yang hilang.
- Mengelola buku ekspedisi: Staf TU mencatat pengiriman surat di buku ekspedisi.
- Menata ruang kerja: Staf TU bertanggung jawab menjaga kerapian dan kebersihan ruang kerja.
2. Layanan Kepegawaian dan Guru
- Membantu pengisian data: Staf TU membantu guru dan staf mengisi formulir data kepegawaian.
- Memproses surat guru: Staf TU memproses surat izin, cuti, atau sakit dari guru.
- Menghimpun berkas: Staf TU mengumpulkan berkas kenaikan pangkat dan gaji berkala guru.
- Merekap absensi: Staf TU merekap data kehadiran guru setiap hari.
- Mengarsipkan sertifikat: Staf TU menyimpan sertifikat dan dokumen kompetensi guru.
- Melayani permohonan surat tugas: Staf TU membuat dan memproses surat tugas untuk guru.
- Mengelola data mutasi: Staf TU mencatat data guru yang pindah atau pensiun.
- Menyusun daftar penghargaan: Staf TU menyusun daftar nama guru yang akan menerima penghargaan.
- Mengkomunikasikan informasi: Staf TU menyampaikan informasi penting dari KTU kepada guru dan staf.
- Membantu bendahara: Staf TU membantu bendahara menyiapkan berkas pembayaran gaji.
3. Layanan Peserta Didik dan Orang Tua
- Memproses surat keterangan siswa: Staf TU membuat surat keterangan aktif sekolah, keterangan kelulusan, dll.
- Membantu PPDB: Staf TU membantu proses pendaftaran dan verifikasi berkas calon siswa baru.
- Melayani pertanyaan: Staf TU memberikan informasi yang dibutuhkan siswa dan orang tua dengan ramah.
- Merekap data absensi: Staf TU merekap data kehadiran siswa per kelas setiap hari.
- Menyusun daftar masalah administrasi: Staf TU mencatat siswa yang memiliki masalah dalam kelengkapan administrasi.
- Mengelola data nilai: Staf TU membantu mengelola data nilai rapor siswa.
- Mendistribusikan surat edaran: Staf TU membantu menyebarkan surat edaran kepada orang tua.
- Menjaga database: Staf TU memastikan data siswa selalu diperbarui.
- Menyiapkan berkas kelulusan: Staf TU menyiapkan berkas-berkas yang diperlukan untuk kelulusan siswa.
- Membantu proses mutasi: Staf TU membantu proses mutasi siswa masuk dan keluar.
4. Administrasi Keuangan
- Membantu pencatatan transaksi: Staf TU membantu mencatat setiap transaksi keuangan madrasah.
- Menyusun laporan kas kecil: Staf TU merekap pengeluaran kas kecil sehari-hari.
- Memverifikasi bukti transaksi: Staf TU memastikan bukti-bukti transaksi lengkap dan sah.
- Menyimpan bukti pembayaran: Staf TU menyimpan bukti-bukti pembayaran dengan rapi.
- Mencatat uang masuk/keluar: Staf TU mencatat uang masuk dan keluar dari kegiatan operasional.
- Membantu laporan bulanan: Staf TU membantu KTU menyusun laporan keuangan bulanan.
- Menyiapkan uang tunai: Staf TU menyiapkan uang tunai untuk pembayaran rutin.
- Merekap tagihan: Staf TU merekap daftar tagihan yang harus dibayarkan.
- Berkoordinasi dengan bendahara: Staf TU berkomunikasi dengan bendahara untuk memastikan data keuangan akurat.
- Membantu penyusunan RKAM: Staf TU membantu mengumpulkan data untuk penyusunan RKAM.
5. Pengelolaan Sarana dan Prasarana
- Mencatat inventaris: Staf TU mencatat barang-barang yang masuk dan keluar dari gudang.
- Melakukan inventarisasi: Staf TU membantu dalam penghitungan dan pendataan aset secara rutin.
- Memastikan ketersediaan ATK: Staf TU memastikan persediaan alat tulis kantor selalu mencukupi.
- Mengajukan pengadaan: Staf TU mengajukan permohonan pengadaan barang habis pakai kepada KTU.
- Menjaga kebersihan ruang: Staf TU menjaga kebersihan dan kerapian ruang kerja.
- Membantu pemeliharaan: Staf TU membantu pemeliharaan ringan aset inventaris seperti meja, kursi, dll.
- Mengatur peminjaman fasilitas: Staf TU mengatur jadwal dan proses peminjaman fasilitas.
- Melaporkan kerusakan: Staf TU melaporkan setiap kerusakan aset kepada KTU.
- Mendokumentasikan aset: Staf TU mendokumentasikan kondisi aset melalui foto atau laporan.
- Mengelola arsip data aset: Staf TU mengelola arsip digital dan fisik data aset inventaris.
Operator Madrasah
1. Pengelolaan Data Pokok Pendidikan (EMIS/DAPODIK)
- Memperbarui data madrasah: Operator memastikan data profil madrasah selalu update di sistem.
- Memasukkan data GTK: Operator menginput data guru dan staf baru ke dalam sistem.
- Mengunggah data siswa: Operator mengunggah data siswa, termasuk NISN, ke sistem EMIS.
- Melakukan sinkronisasi: Operator melakukan sinkronisasi data secara rutin agar data online sesuai dengan data di madrasah.
- Memastikan validitas data: Operator memvalidasi setiap data yang diinput sebelum diunggah.
- Menangani validasi: Operator memperbaiki data yang bermasalah setelah dilakukan validasi.
- Menyusun laporan dari sistem: Operator membuat laporan dan rekapitulasi data dari sistem EMIS.
- Berkoordinasi dengan KTU: Operator berkomunikasi dengan KTU terkait data yang akan diinput.
- Mengarsip bukti unggahan: Operator menyimpan bukti unggahan data sebagai arsip digital.
- Menyiapkan data verval: Operator menyiapkan data yang dibutuhkan untuk proses verifikasi dan validasi.
2. Layanan Sistem Informasi
- Mengelola email madrasah: Operator memastikan akun email resmi madrasah berfungsi dengan baik.
- Mengoperasikan aplikasi: Operator menguasai dan mengoperasikan semua aplikasi yang digunakan madrasah.
- Membantu penggunaan software: Operator memberikan bantuan teknis kepada guru dan staf terkait penggunaan aplikasi.
- Membuat dokumen digital: Operator membuat surat atau dokumen menggunakan program pengolah kata.
- Menyusun data di spreadsheet: Operator menyusun dan mengelola data dalam bentuk tabel di program spreadsheet.
- Mengelola database digital: Operator menjaga dan mengelola database siswa dan guru secara digital.
- Menggunakan aplikasi presentasi: Operator menyiapkan bahan presentasi untuk rapat atau kegiatan.
- Melakukan pencetakan: Operator bertanggung jawab untuk mencetak dokumen.
- Menangani masalah teknis: Operator menyelesaikan masalah teknis ringan pada komputer atau printer.
- Membantu proses registrasi: Operator membantu proses pendaftaran NISN dan password siswa/guru.
3. Pengelolaan Sarana Teknologi dan Komunikasi
- Memastikan perangkat berfungsi: Operator memastikan semua komputer dan perangkat IT berfungsi dengan baik.
- Melakukan backup data: Operator rutin melakukan pencadangan data penting untuk mencegah kehilangan.
- Menjaga keamanan data: Operator memastikan sistem terlindungi dari virus dan ancaman siber.
- Merawat perangkat: Operator melakukan perawatan ringan pada perangkat keras seperti pembersihan.
- Memelihara software: Operator melakukan pembaruan dan perawatan berkala pada perangkat lunak.
- Menangani telekomunikasi: Operator memastikan ketersediaan pulsa atau paket data untuk operasional komunikasi.
- Melaporkan kerusakan: Operator segera melaporkan kerusakan perangkat keras yang serius kepada KTU.
- Mendokumentasikan IT: Operator mencatat inventaris perangkat IT yang dimiliki madrasah.
- Menyiapkan audio visual: Operator menyiapkan perangkat audio visual untuk acara madrasah.
- Mengelola sistem absensi digital: Operator mengoperasikan dan memelihara sistem absensi digital.
4. Komunikasi dan Pelaporan
- Menyiapkan laporan bulanan: Operator membuat laporan data yang dibutuhkan KTU setiap bulan.
- Mengirimkan data via email: Operator mengirimkan data dan laporan ke instansi terkait melalui email.
- Berkoordinasi dengan operator lain: Operator menjalin komunikasi dengan operator dari madrasah lain.
- Menyampaikan informasi: Operator meneruskan informasi penting dari Kemenag kepada guru dan staf.
- Membantu pengisian RDM: Operator membantu guru dalam proses pengisian Rapor Digital Madrasah.
- Menyusun laporan akreditasi: Operator menyiapkan data yang diperlukan untuk keperluan akreditasi.
- Memberikan dukungan teknis: Operator memberikan bantuan teknis saat proses pengisian data.
- Mengelola data statistik: Operator mengelola data untuk keperluan statistik madrasah.
- Menyiapkan profil madrasah: Operator menyiapkan data untuk profil madrasah di situs resmi.
- Membantu KTU membuat laporan: Operator membantu KTU dengan menyediakan data yang dibutuhkan untuk laporan kinerja.
5. Layanan Administrasi Digital
- Menerbitkan surat digital: Operator membuat dan mencetak surat keterangan siswa yang membutuhkan tanda tangan digital.
- Mengelola sistem kesiswaan online: Operator memastikan sistem informasi kesiswaan berfungsi dengan baik.
- Membantu registrasi online: Operator membantu guru dan siswa mendaftar di platform online.
- Mengelola data mutasi online: Operator memperbarui data mutasi siswa di sistem online.
- Membantu verval PDSS: Operator membantu proses verifikasi dan validasi Pangkalan Data Siswa dan Sekolah.
- Mengoperasikan sistem pendaftaran: Operator mengelola sistem pendaftaran siswa baru secara online.
- Membuat dokumen digital: Operator membuat dokumen yang membutuhkan tanda tangan digital.
- Melakukan scanning: Operator melakukan pemindaian dokumen penting dan menyimpannya secara digital.
- Mengelola arsip digital: Operator mengelola arsip dokumen madrasah dalam format digital.
- Memastikan akses mudah: Operator memastikan semua dokumen digital terorganisir dan mudah diakses.